E-fakturering.
Opdateret
Af
Morten Mosen-Rieks
E-faktura aktivering:
Med E-faktura kan I sende, modtage og administrere fakturaer digitalt direkte i Klubmodul, frem for at fakturaer sendes og modtages via email, hvilket der kan være mange udfordringer med. Emails forsvinder I indbakken, sikkerheden er ikke i top og det er besværligt at administrere.
Har man som Klubmodul kunde tidligere ønsket at sende fakturaer digitalt, har vi refereret til E-faktura systemet Sproom, hvor man gratis har kunnet oprette sig og sende og modtage e-fakturaer. Det er også Sproom vi har arbejdet sammen med, for at muliggøre E-fakturering i Klubmodul.
For at aktivere e-fakturering i Klubmodul tilgås Regnskab -> Faktura info. Her vil I se et nyt felt, hvori der står beskrevet, at man oprettes hos Sproom og Nemhandel.
For at gennemføre aktiveringen skal man blot åbne Faktura-info og efterfølgende trykke Gem og luk. Oprettelse hos Sproom og Nemhandel sker herefter automatisk.
Herefter kan jeres CVR nummer anvendes til at sende og modtage e-faktura. Fremadrettet vil I selv blive faktureret i form af e-fakturaer i Klubmodul fra leverandører der også kan sende e-faktura. Fra alle andre vil fakturering foregå som tidligere, via en email med vedhæftet pdf fil.
De fakturaer I selv vil modtage registreres på E-faktura oversigten, hvor I altid kan se og tilgå disse. Når I modtager en e-faktura, sender Sproom automatisk en adviseringsmail herom.
Er I allerede oprettet hos Sproom, skal I være opmærksomme på, at I vil modtage en email fra Sproom, hvor I skal bekræfte, at jeres aftale tilknyttes Klubmodul. Herefter er der ikke behov for at tilgå Sproom længere for at administrere jeres e-faktura - det hele er herefter samlet i Klubmodul.
Send og modtag e-faktura:
På Faktura/debitor oversigten finder I nu en ny kolonne: ‘E-faktura’.
I denne kolonne kan I se, om jeres debitorer er sat op til at modtage e-faktura i Klubmodul. Her er det vigtigt, at debitorens CVR nummer er indtastet. Har debitor også EAN nummer kan dette også udfyldes. Er CVR nummer ikke udfyldt på debitoren, kan fakturaen ikke sendes som e-faktura men sendes i stedet som alm. faktura via email.
I nedenstående video viser vi, hvordan I opretter og sender en e-faktura.
E-faktura oversigt:
Under E-faktura oversigten kan I se en liste over modtagne og sendte e-fakturaer.
Her kan I både se modtagne e-fakturaer og e-fakturaer sendt fra Klubmodul.
Klikker I på ‘Doc. Nr.’ vil I se en detaljeret oversigt med information vedr. den enkelte faktura. Her finder I også fakturaen i pdf format, så det fortsat er muligt at se og hente fakturaen ned som fil.
Når en faktura skal bogføres i regnskabet, vil det være muligt at tilknytte denne vedhæftede pdf. fil som bilag til posteringen. Filen vil være tilgængelig via en dropdown menu i forbindelse med, at posteringen hentes ind i kassekladden.
I denne vejledning viser vi, hvordan I aktiverer e-fakturering samt hvordan I sender e-fakturaer og administrere dem via e-faktura oversigten.
God fornøjelse!
