Håndtering af børneattest
Opdateret
Af
Morten Mosen-Rieks
Håndtering af CPR nummer og børneattest i Klubmodul
Det er nu muligt at anmode om børneattest på instruktører samt dokumentere godkendelse direkte igennem Klubmodul.
Det er nødvendigt at indhente CPR nummer på instruktørerne, for at kunne anmode om børneattest. Disse er naturligvis følsomme personlige data, hvorfor vi håndterer denne data med største forsigtighed. For at læse mere om specifikt hvordan, klik her.
Anmodning om CPR nummer, og eksportering af data til indhentning af børneattest hos politiet
Så snart en instruktør har oprettet sin profil og har fået tildelt titel som træner eller instruktør, kan de findes under Medlemmer/Profiler -> Administrationsoversigt. Og det er fra denne side al anmodning om CPR oplysninger fra instruktører, samt administrering af data vedr. børneattest foregår.
Udvalgte administratorer kan nu se kolonnerne Børneattest søgt, Børneattest modtaget, CPR, og "CPR mail":
I kolonnen yderst til højre, "CPR mail" ses et flueben så snart en ny instruktør er oprettet. Det betyder, at I nu kan sende en email til instruktøren og bede vedkommende om, at udfylde CPR nummer på deres profil. Igen er det udelukkende instruktøren selv samt udvalgte administratorer der kan se disse informationer imens ansøgning om børneattesten er igang.
I emailen står der også beskrevet, hvordan informationerne håndteres sikkert, og hvordan de slettes igen så snart børneattesten er hentet ind og godkendt. Der er også en vejledning til, hvordan CPR oplysningerne indtastes på profilen.
Så snart en instruktør har udfyldt CPR nummer korrekt på sin profil, vises et flueben automatisk i kolonnen "CPR". Det er nu muligt at eksportere navn og CPR nummer på instruktøren til en CSV fil ned på egen computer, der så efterfølgende kan uploades direkte via Politiets portal vedr. anmodning om børneattest. Link til portal.
OBS. Så snart denne CSV fil er sendt til Politiet, er det meget vigtigt, at I sletter filen med det samme, da det er ulovligt at have filen liggende det øjeblik der ikke længere er behov for den mere. Så filen skal slettes, så snart den er sendt til politiet.
Da instruktører løbende kommer til, kan man ved at klikke på fluebenene tilføje og fjerne disse i de respektive kolonner, og på den måde hurtigt til og fravælge, hvem der skal have email vedr. CPR nummer tilsendt, og hvem der skal fremstå af CSV filen med CPR oplysninger, når denne eksporteres.
Det er selvfølgelig kun nødvendigt at sende email vedr CPR nummer, og eksportere informationer til CSV når det er aktuelt.
Registrer godkendt børneattest på instruktør
Når børneattesten sendes retur fra politiet kan det registreres på to måder i Klubmodul.
1. Datoen for godkendt børneattest kan registreres manuelt på instruktørens profil, hvorefter CPR nummeret automatisk slettes
2. Børneattesten kan hentes direkte ind i Klubmodul via foreningens digitale postkasse. Hermed registreres børneattesten også som godkendt og CPR nummer slettes. Kræver oprettelse hos Klubmodul. Der kommer mere info snart.
Manuel registrering
Så snart I har modtaget børneattesten fra politiet, er det nu muligt at registrere dette I klubmodul.
Søg profilen frem -> højreklik og vælg "Ret profil".
Tilgå instruktørens profil og find "Ansættelsesoplysninger". I feltet "Dato for børneattest" vælger I via kalenderfunktionen den dato, hvor I har modtaget børneattesten. Så snart denne oplysning er registeret og gemt på profilen slettes CPR-nummeret på instruktørens profil helt automatisk.
Hermed er børneattesten registreret på profilen.
I følgende video gennemgår vi hele processen, fra anmodning af CPR oplysninger på instruktør via mail, eksportering af data til CSV fil der kan sendes uploades til polititen til manuel registrering af modtaget børneattest på instruktørens profil:
Rigtig god fornøjelse!
