Opstart, Sæson
Opdateret
Af
Morten Mosen-Rieks
Sæson.
Den grundlæggende opsætning for jeres Klubmodul er Sæson. Det betyder, at I, hvert år eller efter jeres egne perioder, skal oprette og aktivere en ny sæson.
Nu hvor I er i gang, skal I først oprette jeres hold og tilpasse jeres første sæson. Når den nærmer sig sin afslutning, opretter I en ny sæson.
Når en ny sæson oprettes, sker følgende:
- Alle hold fra den nuværende sæson kopieres automatisk – inkl. pris, instruktør, tid, sted m.m.
- Datoerne rykkes ét år frem. Disse er gode at dobbelttjekke, før sæsonen aktiveres.
Inden den nye sæson aktiveres, har I to sæsoner kørende parallelt: Den nuværende sæson er fortsat den aktive og vises på hjemmesiden. Men I kan redigere og oprette hold i den nye sæson – uden at det påvirker den aktive.
Øverst på holdoversigten vil I se en knap kaldet “Ny sæson”. Når I klikker her, får I adgang til den nye sæsons hold – og kan frit tilføje, redigere eller slette hold. Alle ændringer gælder kun den nye sæson.
Det samme gælder for fx grupper, lokationer og områder – også her kan I lave ændringer, som kun påvirker den kommende sæson.
Når alt er klart, aktiverer I den nye sæson. Herefter:
- Bliver den nye sæson den aktive, og I har igen kun én sæson.
- Alle medlemmer afmeldes automatisk deres hold.
- Medlemmerne kan igen tilmelde sig de nye hold via hjemmesiden.
Det er den grundlæggende proces for oprettelse og aktivering af en ny sæson.
Inden opstartsopkaldet.
De basale funktioner I gerne skal have sat op inden mødet er følgende:
- Tildel rettigheder og titler
- Med rettigheder og titler kan I give profiler forskellige roller og adgangsniveauer i systemet. Rettigheder giver administrativ adgang – f.eks. til holdstyring, medlemshåndtering, oprettelse af Events, regnskab osv.. Titler bruges til at tildele roller som instruktør/træner, bestyrelsesformand, kasserer osv.
Bemærk: Der skal være oprettet en profil med titlen Instruktør/Træner, før I kan oprette et hold.
- Med rettigheder og titler kan I give profiler forskellige roller og adgangsniveauer i systemet. Rettigheder giver administrativ adgang – f.eks. til holdstyring, medlemshåndtering, oprettelse af Events, regnskab osv.. Titler bruges til at tildele roller som instruktør/træner, bestyrelsesformand, kasserer osv.
- Opret Lokationer og områder
- Lokationer og områder bruges til at definere tid og sted for jeres hold. Altså: Hvor finder træningen sted? Hvornår – og på hvilke dage?
I kan oprette flere lokationer, hvis træningen foregår forskellige steder. Hver lokation kan have egne tidspunkter og ugedage tilknyttet. Når I opretter hold, kan I derefter vælge den relevante lokation og område.
På den måde bliver det helt tydeligt for medlemmerne, hvor og hvornår de forskellige hold finder sted.
- Lokationer og områder bruges til at definere tid og sted for jeres hold. Altså: Hvor finder træningen sted? Hvornår – og på hvilke dage?
- Opret grupper
- Grupper fungerer som “kategorier” for jeres hold. Grupperne er det første jeres medlemmer ser, når de tilgår tilmeldingsoversigten på jeres hjemmeside.
- Man skal minimum have en gruppe pr. hold, men man kan godt have flere hold under en gruppe.
Eksempel: Er man en større svømmeklub der har flere børnehold, så oprettes der én gruppe kaldet Børnehold, hvor de individuelle hold tilføjes efterfølgende i takt med at disse oprettes. Det kan også være U15 piger håndbold, U15 drenge fodbold, Mandags badminton og lignende.
Grupperne kan også oprettes mere generelt såsom Børnehold, voksenhold osv. Det er helt op til jer, hvordan I ønsker at strukturere det. Det handler om, hvad der giver bedst mening for jer og jeres medlemmer. Og vi guider jer selvføglelig, så I får den bedst mulige opsætning.
- Man skal minimum have en gruppe pr. hold, men man kan godt have flere hold under en gruppe.
- Grupper fungerer som “kategorier” for jeres hold. Grupperne er det første jeres medlemmer ser, når de tilgår tilmeldingsoversigten på jeres hjemmeside.
Når I har været disse funktioner igennem, kan I begynde at oprette jeres hold.
- Opret hold
- Når ovenstående er oprettet kan I begynde at oprette jeres individuelle hold. I følger blot vejledningen her, så er I hurtigt igang!
Når I har været ovenstående igennem kan I med fordel skrive til morten@klubmodul.dk og aftale et tidspunkt for jeres opstartsopkald.
